知って得する雑学情報

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内定先からの質問、内定先への質問メールはこう書く!

time 2015/11/12

内定先が決まった!という方、おめでとうございます!

もうすでに内定式を終えて、ほっとしている学生の方がほとんどだと思います。

残りの学生生活、社会人になる準備もしつつ、時間のある学生のうちにしかできないことをぜひ楽しんでください!

内定者

ところで、内定先への連絡って緊張しますよね。メール返信もどう書いたものか自分も悩んだなーなんて思い出します。

人事の方も学生さんに高いメールスキルを求めるとは思えませんが、慣れている感じを出す必要はないとしても、きちんと対応して誠意を見せることが最も重要なことかと思います。

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内定先からのメールについて

■メール連絡には必ず返信しよう

まず、内定先からメールをいただいたときには短くてもいいので必ず返信しましょう。

目的はもちろん、了解・了承した旨を伝えるためです。口頭で何か言われたときに「はい」「わかりました」と言うのと同じことですよね。でもだからといってそれだけ書くわけにもいきませんよね。

ということで下記は必ず入れるようにしましょう。

 ・宛名
 ・冒頭の挨拶
 ・名乗る
 ・謝意を伝える


これは基本中の基本ですが、慣れるまでは意識して書いてみましょう。


人事の方はたくさんの内定者の方とやり取りしていて大量のメールを確認しなければならないはずなので、要点さえ押さえていればサラリと簡潔なものが読みやすいと思います。



■メールで質問する際の注意

メールで質問するとなると若干ハードルが上がるでしょうか。以下の例文を参考に注意点を見ていきましょう。

—————————————————————–
株式会社△△  (㈱と省略するのは失礼に当たります。)
総務部 ○○○○様 (部署がわかれば部署名も入れます)
 
大変お世話になっております。(学生のうちは学生らしく「こんにちは。」でも可です)
××大学★★学部の○○○○です。(必ずフルネームで名乗りましょう)

この度は研修資料をお送りいただきまして誠にありがとうございました。

研修のスケジュールと内容を拝見し、
まもなく△△の社員として働くのだというやる気が
あらためてこみ上げて参りました。 
(!マークは使いたくても我慢)

研修当日まで、いただいた研修資料をもとに予習に努めます。

一点確認させていただきたいのですが、
お送りいただいたPDFファイル“1233344.pdf”に
パスワードがかかっており開くことができませんでした。


お手すきの際にご確認いただくことは可能でしょうか。
(「確認おねがいします」等の直接的な言い回しは避ける)

その他のファイルは問題なく確認できております。
(!マークは使いたくても我慢)

お手数ですが何卒よろしくお願い致します。 
(締めの挨拶)

****************************** ←署名部分はテンプレートを作っておきましょう
○○○○
東京都板橋区○-○-○
電話:090-1234-5678
e-mail:ttttttt@ttt.com
*******************************
—————————————————————–
 
メールを書く時間が与えられている分、今の時代でよかった~なんて思ったりもしますが、昔は電話連絡だったんでしょうね。電話口での言葉づかいを正すほうが大変かな、とも思います。


なかなか慣れないので最初は大変かもしれませんが、社会人になれば毎日の仕事で使う、当然必要なことですので良い予行演習と思ってがんばりましょう。

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